Importance du mail d'absence
Un mail d’absence est un des moyens de prévenir un grand nombre de personnes de son entourage personnel et/ou professionnel d’une indisponibilité plus ou moins longue.
Généralement utilisé dans la sphère professionnelle, le mail d’absence a toute son importance. Il permet plusieurs choses notamment de prévenir l’ensemble des personnes qui essaieraient de rentrer en contact avec vous. En effet, lors d’une absence qu’elle soit pour vacances, pour maladie, pour congé maternité ou autre, il est quasiment impossible de prévenir l’ensemble de son entourage professionnel. Le mail va permettre d’informer les personnes qui n’étaient pas au courant du fait que vous ne soyez pas présent à l’instant T, durant combien de temps, pour quelle raison, s’il y a des personnes à contacter en cas d’urgence…
Éléments clés d'un mail d'absence
Objet du Mail
Comme pour n’importe quel type de mail, l’objet du mail n’est pas à négliger. En effet, l’objet permet d’avoir un visuel rapide et concis du message ou des messages transmis dans le corps du mail.
Dans le cadre du mail d’absence, l’objet du mail devra impérativement indiquer clairement que vous n’êtes pas présent au moment où le mail arrive dans votre boite mail.
Le titre pourra donc contenir les mots suivants : absence/absent, congés, déplacement, formation en dehors du bureau…
Il est également possible d’indiquer les termes en anglais pour tout interlocuteur étranger qui vous adresse un mail pendant votre absence. Le terme « out of office » qui signifie absent du bureau par exemple.
Durée de l'absence
Il est également important de préciser clairement la période sur laquelle vous ne serez pas présent. Il faudra préciser la période, la date de début, les jours inclus dans l’absence, la date de retour et l’accès ou non aux mails.
Cette dernière information est très importante car si la personne absente a accès à ses mails, les interlocuteurs sauront que leur mail sera lu mais avec délai.
En revanche, si la personne absente ne consulte pas ses mails il est important qu’elle prévienne ses interlocuteurs et qu’elle donne un contact le temps de son absence.
Personne de contact
Comme indiqué ci-dessous, il est important de communiquer les coordonnées de la personne à contacter pour les urgences. Cette personne de contact pourra être un(e) collègue, un responsable ou alors tout simplement les coordonnées de l’accueil.
Il est également possible de laisser plusieurs contacts en fonction des demandes (ex : coordonnées service comptabilité, coordonnées service après-ventes…).
L’important est de communiquer au moins un contact qui sera en mesure de répondre aux demandes qui vous seront adressées en votre absence.
En effet, le fait de configurer le message d’absence n’est pas suffisant. Il faut s’assurer que les mails soient automatiques et qu’une personne soit en mesure de prendre le relais durant l’absence du bureau. Il est également possible d’indiquer l’adresse mail de contact de la société, le numéro du standard et même le site web.
Exemples de mails d'absence
1. Modèle du mail d’absence pour l’exemple suivant : le Responsable comptable d’une société française qui n’a aucun lien avec l’étranger dans le cadre de son activité, part en vacances du 14 février 2024 au 21 février 2024.
Objet : Absence du bureau - de retour le 22 février 2024
Bonjour,
Je serai absent du bureau à compter du mercredi 14 février 2024 et jusqu’au mercredi 21 février 2024 inclus.
Mes mails ne seront ni lus ni traités durant cette période.
Pour toute urgence, je vous invite à contacter Monsieur X, Directeur administratif et financier de la société au 00 00 00 00 00 ou par mail Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
Bien cordialement,
Mr XXXXXX
Responsable comptable
2. Modèle du mail d’absence pour l’exemple suivant : le Directeur commercial d’une société allemande présente en France et à l’étranger est absent du bureau mardi 13 février 2024 et mercredi 14 février 2024 car il effectue une formation à l’extérieur.
Objet : Absence du bureau – Out of office
Bonjour / Hi,
Merci pour votre mail. Je suis absent du bureau avec un accès limité à mes mails et de retour le jeudi 15 février 2024.
Thank you for your email. I’m out of the office until Thursday, February 15, with limited access to email.
Bien cordialement / Best regards
Mr XXXXXX
Directeur commercial / Sales Manager
Erreurs à éviter
Ce n’est pas parce que c’est un mail d’absence qu’il faut oublier de le présenter de la bonne manière en n’omettant pas la politesse. En effet, mettre une majuscule, un point, une formule de politesse en début de mail… sont des choses qu’il ne faut pas oublier.
De la même manière qu’il ne faut pas oublier les formules de politesse, il ne faut pas non plus oublier de signer son mail. La signature d’un mail peut être intégrée de manière automatique sur les différentes applications existantes pour envoyer des emails via Outlook par exemple.
Un mail d’absence est un mail qui sera généralement automatiquement envoyé en retour à tout email reçu. Il est donc important de ne pas oublier d’activer la fonctionnalité à son départ, de la laisser activer sur la bonne période et surtout de la retirer une fois revenu.
Enfin, il sera possible de personnaliser le mail d’absence afin d’en faire un plutôt destiné aux collaborateurs de l’entreprise et un autre à destination des interlocuteurs externes. Le mail à destination des collaborateurs de l’entreprise pourra être plus familier si les relations le permettent et celui à destination des interlocuteurs externes sera plus formel puisqu’il s’adressera à des clients, des fournisseurs, des prestataires… Les relations avec ces personnes sont professionnelles, le mail doit donc l’être également.
Conclusion et conseils supplémentaires
Malgré une absence du bureau, il est important d’apporter une réponse à ses interlocuteurs. Les réponses automatiques envoyées seront d’autant plus appréciées si le mail d’absence est rédigé de la bonne manière et s’il comporte les bonnes informations.
La possibilité de pouvoir envoyer un courrier électronique est un avantage non négligeable qui permet de déconnecter réellement du milieu professionnel lors d’une absence.
Il ne faut pas négliger le fait de rédiger le message de la bonne manière, le fait de communiquer le numéro de téléphone et le mail d’une personne à contacter en cas d’urgence afin d’assurer la même qualité de travail malgré l’absence.
