Les étapes du processus de recrutement

Introduction au processus de recrutement

Qu’importe la taille de la structure, il est important d’avoir un processus de recrutement bien défini afin de mener à bien cette étape cruciale de la croissance d’une entreprise.

Une erreur de recrutement peut être une véritable perte financière pour l’entreprise sans parler de la perte de temps et d’énergie.

Dans cet article, nous allons détailler les différentes étapes clés de ce processus qui sera, bien évidemment, à personnaliser en fonction de plusieurs critères (taille de l’entreprise, activité, poste…).

Définition des besoins en recrutement

Analyse des postes vacants

Avant de lancer des recherches, il est important de cibler le ou les profil(s) recherché(s).
En effet, la cause du recrutement permettra, en partie, de déterminer quel profil sera le plus adapté au besoin.

Il peut être intéressant de réaliser un audit, autrement dit un état des lieux, des compétences au sein de l’entreprise. Cet aspect est généralement géré par le service des Ressources Humaines (RH) ou bien la personne qui est en charge de la gestion du personnel. Cette personne peut être le Dirigeant, le Directeur Administratif et Financier (DAF)…

L’aspect « gestion des compétences » est représenté par la GEPP - Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels (anciennement GPEC – Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences).

Plusieurs outils existent afin d’alimenter cet aspect :

- les fiches de postes : la fiche de poste permet de définir clairement le rôle et les missions de chaque fonction
- la cartographie des métiers et des compétences : cette carte permettra de voir quels sont les métiers et les compétences dont dispose l’entreprise
- les bilans d'entretiens annuels : qui permettront de recenser les retours des collaborateurs et ainsi pouvoir faire évoluer l’organisation
- la pyramide des âges salariaux : qui permettra de se rendre compte de la répartition des âges au sein de la structure. On pourra ainsi évaluer s’il y a un manque de compétences dû à une population trop jeune, anticiper une vague de départ en retraite…

Ces outils vont être utiles pour anticiper des recrutements ou bien pour cibler les compétences nécessaires. En parallèle, les Managers pourront exprimer clairement un besoin au sein de leur service. Il faudra ainsi prendre en compte l’avis direct des opérationnels afin que le recrutement soit le plus adapté possible.

Enfin, les recrutements pourront également ne pas être anticipés notamment dans le cadre d’une démission d’un collaborateur.

Élaboration du profil de poste

Que ce soit pour un besoin de remplacement ou pour un recrutement dans le cadre d’une création de poste par exemple, il va être important de définir le profil recherché avant de démarrer les recherches.

Dans le cadre d’un remplacement, il faudra se demander dans un premier temps s’il est vraiment impératif de recruter un nouveau collaborateur. Si c’est le cas, il faudra se poser la question des missions. Est-ce que le collaborateur recherché aura les mêmes missions ou bien est ce qu’il est préférable de réorganiser le service afin d’optimiser la productivité et les coûts ?

Une fois cette réflexion faite entre les Managers, les RH et la direction, le profil pourra être défini.

Rédaction et diffusion des offres

Choix des canaux de diffusion

En fonction du poste et des moyens de communication de la société, le recrutement peut être fait en interne ou bien en externe.

• Pour le recrutement en interne, il va donc falloir rédiger une annonce avec une présentation de l’entreprise, le niveau hiérarchique du poste, les missions proposées, le profil du candidat recherché, les étapes du processus de recrutement, les moyens de postuler etc
• Le recrutement en externe pourra être utile dans le cadre d’un recrutement sur un besoin temporaire. Les contrats d’intérims pourront donc être intéressants.
  
  Les cabinets de recrutement pourront également avoir un rôle à jouer puisqu’ils disposent de moyens importants leur permettant de cibler des candidats potentiels pour le poste. Les cabinets de recrutement proposent généralement une externalisation complète du processus de recrutement ce qui permet à l’entreprise de gagner du temps.
  
  Notre cabinet de recrutement LeCabRH peut justement vous accompagner si vous êtes en recherche d’un profil :
  Cabinet de recrutement Paris et Ile de France
  Cabinet de recrutement Lyon
  Cabinet de recrutement Aix-Marseille
  Cabinet de recrutement Le Havre
  Cabinet de recrutement Nantes

Rédaction des annonces d'emploi

Il est important de rédiger une annonce claire et complète afin de maximiser les chances de recevoir des candidatures.

Titre de poste

Premièrement, il est important de mettre un titre de poste cohérent et clair. Il faudra éviter les termes trop vagues ou techniques.

Description de l’entreprise

Ensuite, il faudra intégrer une description de l'entreprise :

• son secteur
• sa taille
• ses valeurs
• sa culture d'entreprise.

Modalités de recrutement

Les modalités du recrutement ne devront pas être oubliées car elles seront importantes pour les candidats. Il faudra donc bien indiquer :

• le lieu de travail
• le type de contrat (CDD, CDI, Intérim, Alternance…)
• la date de démarrage prévue et éventuellement la date de fin de contrat
• les horaires
• les éventuels déplacements à prévoir etc
• une partie sur les étapes du processus de recrutement (entretien téléphonique, tests, entretiens en présentiel)
• les documents à fournir (CV, lettre de motivation, portfolio…)
• les coordonnées d’une personne référente
• la date limite de candidature est un des élément intéressant.

Missions du poste

Bien évidemment, il faudra détailler les tâches principales du poste, les missions quotidiennes, et les responsabilités afin de donner une idée claire de ce que le candidat sera amené à faire.
Il peut être intéressant de parler des éventuelles évolutions de carrière sur ce poste afin de montrer aux candidats qu’ils pourront se projeter sur du long terme.

Rémunération

La question du salaire sera également à aborder. Il se peut que pour diverses raisons l’employeur ne souhaite pas divulguer la rémunération cependant il est préférable de le faire. En effet, selon une enquête d’HelloWork de mai 2022, 87% des candidats souhaitent que les offres d’emploi indiquent la rémunération proposée. Il est donc préférable de la communiquer afin de maximiser les chances de capter les meilleurs talents.

Les avantages

Les avantages pourront être un véritable atout permettant de se différencier, il faut donc les inclure dans l’offre :

• primes
• mutuelle
• tickets restaurant
• télétravail
• etc …

Spécifités sur le profil recherché

Enfin, le détail du profil recherché devra être indiqué. Cependant, il sera très important de ne pas confondre exigences attendues sur le poste et discrimination. En effet, certaines informations telles que l'origine, le sexe, l'âge... sont des critères discriminants. Ils ne doivent donc pas être pris en compte lors d’un processus de recrutement.

Les Soft skills (savoir être) telles que la capacité à travailler en équipe, la communication, la gestion du stress, etc et les Hard skills (savoir-faire/compétences techniques), elles, pourront être prises en compte.

On peut y retrouver les diplômes, certifications, expériences professionnelles, et compétences spécifiques nécessaires pour le poste, les logiciels, outils, ou technologies spécifiques que le candidat doit maîtriser pourront être indiquées.

Malgré le fait que la discrimination soit interdite, il peut être intéressant de rajouter, dans l’offre, une clause de non-discrimination.

Diffusion des offres

L’offre d’emploi pourra par la suite être diffusée sur les canaux pré sélectionnés.

Si le recrutement est externalisé, c’est le cabinet de recrutement qui sera en charge de la diffusion des offres.

Si le recrutement est réalisé en interne, l’offre pourra être diffusée sur des sites d’emploi tels que HelloWork, Indeed, l’Apec, France Travail (anciennement Pôle Emploi) … mais également directement sur les réseaux sociaux notamment LinkedIn.

La sélection des canaux de recrutement est importante car selon le jobboard (=site de recherche d’emploi), les candidats ne seront pas les mêmes.

L’Apec par exemple, est un réseau social principalement destiné aux cadres. Le site de France Travail lui est destiné aux personnes actuellement sans emploi. Dans le cadre d’un recrutement urgent, il peut donc être intéressant de diffuser sur ce site car les candidats seront disponibles immédiatement. Dans le cadre du recrutement d’un profil cadre, il faudra privilégier l’Apec.

Sélection des candidats

Tri des CV et des lettres de motivation

Une fois l’annonce diffusée, les premières candidatures devraient arriver. Il va donc falloir les trier afin d’effectuer une première liste de potentiels candidats.

La personne qui va réceptionner les CV devra se baser sur les critères définis dans le profil recherché afin d’écarter ceux qui ne corresponde pas.

Par la suite, s’il reste trop de profils, il sera possible d’affiner à nouveau. Le recruteur pourra par exemple exclure les candidatures comportant des CV ou des lettres de motivation avec des fautes d’orthographe. 

Conduite des entretiens d'embauche

Plusieurs types d’entretiens pourront être effectués selon : la personne que le candidat va rencontrer, la localisation de celle-ci par rapport au candidat, la durée de l’échange, le nombre de personnes rencontrées.

Entretien physique

L’entretien physique intervient généralement en deuxième partie de recrutement. Le premier contact entre l’employeur et le candidat se fait très souvent par téléphone.

L’entretien d’embauche permettra au candidat de se rendre dans les locaux de la société au sein de laquelle il a postulé. Il pourra ainsi rencontrer les équipes, visiter les lieux. Ce qui lui donnera un premier ressenti sur son intérêt ou non pour l’entreprise.

Entretien téléphonique

L’entretien téléphonique est généralement le premier contact entre le candidat et le recruteur. Il permet au recruteur de se rendre compte du niveau de discours du candidat, de valider son relationnel, de s’assurer qu’il dispose bien des prérequis techniques impératifs pour le poste.

Dans les entreprises disposant d’un service RH, le premier entretien téléphonique se fait généralement avec une personne des RH qui va valider le tempérament du candidat et les premiers critères impératifs. C’est ensuite dans un second temps que le candidat se rendra en entretien physique afin de rencontrer le Manager qui lui validera l’aspect technique.

Entretien en visioconférence

L’entretien en visioconférence s’est très largement démocratisé durant la crise sanitaire liée au Covid 19. L’entretien en visioconférence est moins informel qu’une conversation téléphonique puisqu’il permet de mettre un visage sur la personne avec laquelle on échange.

Ce type d’entretien d’embauche permet également, de pouvoir permettre à une personne décisionnaire dans le processus de recrutement, de s’entretenir avec le candidat de manière plus conviviale que lors d’un appel téléphonique.

Grâce aux différents outils comme Teams, Zoom, Google Meet etc, il est possible de réaliser très simplement un rendez-vous en distanciel.

Évaluation et prise de décision

Tests et évaluations complémentaires

Une fois les différents entretiens réalisés, il est possible de sélectionner directement un profil afin de le recruter ou bien de réaliser une shortlist. La shortlist ne devra pas comporter plus de 2 ou 3 candidats car le but est de retenir uniquement les profils correspond à l’ensemble des critères.

Afin d’aiguiller le choix final, il y a différents tests qui peuvent être réalisés :

• Le test technique ou test de langue pourra permettre de valider certaines compétences dans un domaine précis
• Le test de personnalité permettra d’appuyer certains points notamment sur l’aspect humain. Les résultats sont à prendre avec précaution. Il peut être préférable de prévoir un moment avec le candidat directement pour en débriefer ensemble.
• Le contrôle de référence auprès des précédents employeurs peut être un bon moyen de valider l’expérience mais également le comportement du candidat dans l’environnement professionnel. La prise de référence ne peut pas être réalisée de manière officieuse sans l’accord du candidat.
• Une mise en situation professionnelle ou bien une étude de cas peut être un bon moyen de tester les compétences professionnelles d’une personne de manière concrète.

Réunions de débriefing / prise de décision finale de l'entreprise

La décision est généralement prise par l’ensemble des intervenants du processus de recrutement. Il est important d’en discuter avec les parties prenantes afin d’être sûr que le profil corresponde.

Une fois la décision arrêtée, il est important d’en informer le candidat mais également de formaliser son embauche en lui adressant une promesse d’embauche. La promesse d’embauche devra regrouper les informations suivantes : identité et adresse des parties, fonction et qualification, professionnelle, lieu de travail, durée du travail, rémunération (salaire et primes), congés payés, durée de la période d'essai, délais de préavis en cas de rupture du contrat, éventuellement clause de non-concurrence ou de mobilité.

Conserver les candidatures non retenues

Malgré le fait que le poste soit pourvu, il est important de répondre à toutes les candidatures reçues et de faire également un retour aux profils qui ont été rencontrés.

Il s’agit d’une marque de respect vis-à-vis des candidats qui ont pris le temps de se positionner sur l’offre, même de se déplacer pour certains. Le retour leur permettra d’avancer de leur côté mais tout en gardant une image positive de cette expérience malgré le retour.

Intégration des nouveaux employés

Accueil et onboarding de l'employé

Une fois la promesse d’embauche signée par le candidat idéal, il est temps de préparer l’arrivée du candidat à la date prévue. Le démarrage peut être immédiat comme il peut prendre un peu plus de temps selon la durée du préavis d’un candidat en poste.

Il peut être préférable de reprendre contact avec le candidat une quinzaine de jours avant son arrivée afin de valider que tout est toujours OK de son côté et lui confirmer que, du votre, c’est également le cas. Cet échange sera également l’occasion de valider à nouveau la date de démarrage ainsi que les modalités (heure d’arrivée, endroit auquel se présenter, personne qui va accueillir le nouveau collaborateur etc).

Le jour de l’arrivée, la personne en charge de l’accueil du nouveau collaborateur devra respecter le processus d’Onboarding mis en place en interne :

Le processus d'Onboarding, ou intégration des nouveaux employés, est l'ensemble des actions mises en place par une entreprise pour accueillir, former, et accompagner les nouvelles recrues dès leur arrivée dans l'entreprise jusqu'à leur pleine autonomie. L'objectif principal de l'Onboarding est de faciliter l'adaptation des nouveaux employés à leur environnement de travail, de les familiariser avec la culture d'entreprise, et de leur fournir toutes les informations et ressources nécessaires pour réussir dans leurs nouvelles fonctions.

Suivi et accompagnement

Une fois le candidat en poste, il est important de suivre son intégration en faisant des points réguliers qui permettront de relever les éventuelles difficultés rencontrées.

Des réunions de suivi peuvent être mises en place et un rapport d’étonnement peut aussi être un bon moyen d’avoir le ressenti du collaborateur nouvellement arrivé.

Ce rapport permettra d’évaluer le niveau de satisfaction du candidat concernant le processus d’Onboarding en place et d’effectuer des ajustements pour la prochaine nouvelle recrue. Le retour sur expérience des candidats permet de mettre en place de meilleures pratiques pour l’avenir.