Dans un environnement professionnel, la collaboration avec son entourage n’est généralement pas une option mais une obligation. Le travail en équipe va permettre d’avancer sur différentes taches rapidement et efficacement à conditions d’avoir les clés pour coordonner les actions.
Dans cet article, nous vous donnons quelques astuces qui pourront favoriser le travail en équipe.
Fondamentaux du travail en équipe
Généralement, une entreprise est composée de plusieurs collaborateurs qui travaillent sur différentes missions toujours dans le but d’atteindre des objectifs communs.
Ce travail passe d’abord par la définition des objectifs communs. Ils seront différents en fonction de l’activité, de la taille de l’équipe… et pourront être définis sous forme de chiffre d’affaires à atteindre, de contrats signés, de produits vendus. Par exemple, une entreprise industrielle qui fabrique des pièces métalliques pourra se donner comme objectif commun de produire une certaine quantité de pièces à la journée.
Les objectifs sont donc la base au sein d’une équipe de travail car ils permettent de fédérer les collaborateurs de différents services cependant, il est également important d’être organisé.
Dans le travail d’équipe il faut que chaque membre de l’équipe projet soit conscient de son rôle à jouer dans l’atteinte des objectifs communs. Il sera donc impératif de définir des objectifs individuels (ou des objectifs par service). Dans le cadre d’une société de distribution de produits chimiques, le service client devra traiter un certain nombre de demandes client afin que le service expédition puisse préparer un certain nombre de commandes client.
Sans la réalisation des objectifs individuels de chaque service, l’objectif commun ne peut pas être atteint. Il est donc important que des objectifs clairs soient définis dans le but de pouvoir les atteindre.
Communication et collaboration
Travailler en équipe relève d’un véritable challenge pour les managers en charge de coordonner toutes les actions et d’organiser les compétences disponibles en fonction du besoin.
En effet, outre l’aspect réalisation, il y a en amont toute une phase organisationnelle qui va permettre de définir précisément les missions de chacun des membres du groupe dans le but de créer une cohésion au sein de l’équipe.
Techniques de Communication
La communication est le cœur du travail en équipe car elle va permettre de maintenir la cohésion, d'améliorer la collaboration et de garantir la réussite des projets.
Il existe différents types de communication :
- Communication verbale
La communication verbale peut avoir lieu de différentes manières. Il peut s’agir de réunions de suivi officielles planifiées à un moment donné pour faire le point sur l’avancement des travaux de chacune des parties prenantes. Il peut également s’agir de réunions informelles autour d’un café ou bien en se rendant sur le lieu de travail de chacun pour constater à l’instant T l’avancement du projet. Cette deuxième option peut avoir des limites notamment dans le cadre de collaborateurs qui ne seraient pas tous sur le même site, dans la même ville ou bien dans le même pays.
- Communication écrite
La communication écrite pourra prendre différentes formes et être formelle ou informelle.
On retrouvera les e-mails par exemple dans lesquels il sera possible de décrire les missions déjà effectuées, celles qui sont encore à réaliser, les difficultés rencontrées etc
Les documents officiels pourraient être des rapports de progression, des tableaux de reporting… Ces documents permettront d’harmoniser le rendu des actions menées et de visualiser rapidement la situation de chacun.
- Le rôle du manager
En parallèle de ces différents moyens de suivre un projet, il est important que le manager ou la personne en charge du projet soit à l’écoute des équipes. En effet, l’organisation est importante mais il faut aussi prendre en compte les aléas et les problèmes rencontrés dans le but de réajuster.
Il faudra être à l’écoute et disponible dans le but de recueillir les sentiments des intervenants et les différentes idées sur le projet. Le rôle du manager n’est pas uniquement de jouer le « chef d’orchestre » il doit également se montrer impliquer et disponible pour faire avancer les choses.
- Outils de gestion
Il existe plusieurs outils de gestion de planning, de projets, d’agendas etc. qui sont des outils dit « collaboratifs ». Ils permettent à plusieurs personnes d’une même entreprise ou non de prendre part à un projet et de s’alimenter des données communiquées sur cet outil afin de pouvoir optimiser le travail.
Outils collaboratifs
Comme indiqué ci-dessus, les outils de gestion ou outils collaboratifs sont des logiciels, des plateformes proposant diverses fonctionnalités dans le but de faciliter la collaboration de plusieurs intervenants ayant un objectif commun.
Il en existe plusieurs comme :
- Les documents partagés : via l’intranet - Google (Drive, Workspace)
- Les outils de gestion de projets partagés :
Asana qui est une plateforme de gestion de projet qui permet de suivre les tâches, les projets et les délais
Jira qui est un outil de gestion de projet particulièrement utilisé par les équipes de développement logiciel pour suivre les bugs et les tâches.
com qui est une plateforme de gestion de projet flexible avec des fonctionnalités de suivi des tâches, de collaboration et de reporting.
Gestion des conflits et de la diversité
Lorsqu’un manager est en charge d’un groupe de travail au sein d’une entreprise, il doit se préparer à gérer certains conflits. En effet, on peut voir des conflits ou des tensions au sein d’un groupe de travail pour plusieurs raisons.
La première peut-être un manque d’organisation :
Effectivement, un manque de clarté dans la définition du rôle de chacun est primordial afin de ne pas se marcher dessus. Il est également nécessaire de mettre les moyens nécessaires afin de permettre aux équipes de travailler dans les meilleures conditions. Un manque de moyens rendra l’atteinte des objectifs plus dur ce qui créera forcément des tensions.
La deuxième peut être simplement liée aux collaborateurs qui vont devoir travailler ensemble.
Dans chaque entreprise, peu importe sa taille, des tensions peuvent exister entre plusieurs individus. Il faudra donc anticiper en ne faisant pas travailler les personnes concernées ensemble ou alors en prévoyant un éventuel conflit.
Renforcement de l'esprit d'équipe
Renforcer l'esprit d'équipe est essentiel pour créer un environnement de travail collaboratif, productif et harmonieux.
Tout d’abord, il est important d’être transparent sur la mission à accomplir, les moyens mis en œuvre, le rôle de chacun. Le fait que tout soit clair évitera tout sujet de discorde ou d’incompréhension. Pour ce qui est du suivi, l’organisation de réunions régulières pour discuter des progrès, des défis et des objectifs communs peut être le moyen de fédérer.
Ensuite, les activités hors cadre professionnel peuvent être un bon moyen de créer du lien entre les salariés. Il peut dans ce cas s’agir d’une activité sportive, d’un afterwork, de visites culturelles.
Il est également nécessaire de désigner un chef de projet. Ce peut être le manager direct, un collaborateur volontaire ou désigné. Cette personne sera en charge de coordonner les actions, de solutionner les problèmes rencontrés, de s’assurer que les équipes aient les moyens nécessaires pour leur réussite mais également de récompenser les victoires afin de maintenir la motivation et l’enthousiasme.
En combinant ces points, il sera possible de créer un environnement de travail où les membres de l'équipe se sentent connectés, engagés, motivés et en confiance, ce qui renforcera l'esprit d'équipe et améliorera la performance globale.
Études de cas et meilleures pratiques
Il n’y a pas de bonnes ou de mauvaises pratiques en matière de travail d’équipe et de gestion de projet en équipe. De la même manière, il n’y a pas de bonne manière de manager une équipe ou de diriger une entreprise.
Il faut tout d’abord prendre en compte l’activité, la taille de l’entreprise, le profil des collaborateurs, la culture d’entreprise… C’est avec ces éléments qu’il faudra composer pour adapter au mieux sa manière de faire.
Dans une entreprise ou les collaborateurs auront été habitués à travailler en équipe, il n’y aura surement pas de problème à ce niveau-là. Les salariés sauront comment s’organiser et à qui se référer en cas de problématique.
En revanche, dans une entreprise ou l’activité impose de travailler en autonomie, la mise en place du travail en équipe pourra être davantage plus compliquée. Certaines personnalités prendront le dessus tandis que d’autres essaieront de rivaliser ou encore certaines personnes s’effaceront totalement pour éviter le conflit. Dans cette situation, il peut être intéressant de faire faire à ses collaborateurs des tests de personnalité. Ces tests ressortiront des tendances sur les profils de chacun ce qui pourra permettre d’identifier les différents types de personnalité et ainsi créer des groupes de travail cohérents ce qui ne pourra être que bénéfique pour la productivité.
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